Términos y Condiciones de Uso de REPPA

REPPA es una iniciativa tecnológica en etapa de validación que pone a disposición de sus participantes una plataforma digital para apoyar la gestión locativa a través de Unidades de Gestión Locativa (UGL).

Estos Términos y Condiciones regulan el acceso y uso de REPPA durante el Piloto. El uso de la plataforma es gratuito durante dicho periodo, salvo que REPPA comunique expresamente condiciones diferentes para un servicio posterior.

Al crear una cuenta, aceptar estos Términos mediante el mecanismo electrónico dispuesto por REPPA o continuar el registro después de dicha aceptación, el Usuario declara que ha leído, comprendido y aceptado su contenido.

La aceptación será expresa y quedará asociada a la versión vigente de estos Términos. REPPA podrá conservar evidencia razonable de la versión aceptada, fecha, hora, cuenta, dirección o identificador técnico disponible y mecanismo utilizado.

Quien acepte o use REPPA en nombre de una UGL, persona jurídica o tercero declara contar con las facultades necesarias para hacerlo.

REPPA: plataforma tecnológica en etapa de piloto destinada a apoyar la gestión locativa.

Unidad de Gestión Locativa o UGL: ámbito operativo dentro de REPPA que permite al Gestor Locativo organizar y gestionar un conjunto de activos, personas, servicios y operaciones locativas bajo un mismo contexto de gestión.

Gestor Locativo: Usuario que, conforme a los permisos habilitados en REPPA, organiza o gestiona una o más UGL.

Usuario: persona autorizada para acceder a REPPA en sus diferentes espacios de trabajo.

Colaborador: Usuario autorizado para apoyar actividades de gestión y ejecución dentro de una o más Unidades de Gestión Locativa (UGL) en REPPA, conforme a los permisos asignados por el Gestor Locativo o por quien tenga facultad para ello. Esta calidad funcional no implica, por sí sola, vínculo laboral, representación ni relación contractual con REPPA.

Comunidad: conjunto de Usuarios y demás personas vinculadas al contexto de una Unidad de Gestión Locativa (UGL) que pueden participar, consultar información, recibir comunicaciones o interactuar en las UGL habilitadas, conforme a los permisos y reglas aplicables.

Solicitud: registro, comunicación o requerimiento creado en REPPA respecto de un incidente, actividad, servicio, novedad o necesidad dentro de una UGL.

Asignación: vinculación funcional de un Usuario, en su rol de Gestor Locativo, Colaborador —incluidos proveedor, técnico o empleado— o Usuario interno de Comunidad, a una Solicitud dentro de REPPA.

Confirmación: manifestación expresa registrada por el participante competente para indicar que una Solicitud, Asignación, asistencia o actividad ha sido aceptada, programada, modificada, ejecutada, cancelada o finalizada.

Autorización de ingreso: autorización material emitida por la persona que tenga competencia para permitir el acceso físico a un activo o espacio. La existencia de una Solicitud, Asignación o Confirmación en REPPA no constituye, por sí sola, una Autorización de ingreso.

Contenido: información, mensajes, registros, documentos, fotografías, solicitudes u otros materiales incorporados a REPPA por los Usuarios.

Historial Operativo de la UGL: conjunto de registros, indicadores, trazabilidad y antecedentes relacionados con actividades, activos, servicios, novedades y operaciones vinculadas a una UGL. No comprende automáticamente datos personales, comunicaciones privadas, credenciales, información confidencial ni contenidos cuyo acceso esté restringido.

REPPA facilita herramientas tecnológicas para organizar, consultar, comunicar y realizar seguimiento a información y actividades relacionadas con una UGL.

REPPA no asume automáticamente funciones de propietario, administrador, representante legal, mandatario, empleador, contratista, proveedor técnico, interventor, empresa de vigilancia, servicio de emergencias ni responsable material de una UGL.

La creación de una UGL o la asignación de un rol dentro de REPPA no acredita ni crea, por sí sola, propiedad, representación, administración jurídica, mandato, relación laboral o facultad para obligar a terceros.

Las decisiones sobre activos, inmuebles, personas, proveedores, actividades, servicios, accesos, gastos, pagos, seguridad física, condiciones de habitabilidad y demás asuntos materiales corresponden a quienes tengan competencia para adoptarlas. Lo anterior no impide que REPPA ofrezca en el futuro servicios adicionales mediante condiciones expresas y separadas.

El Usuario deberá proporcionar información veraz, actualizada y suficiente para el uso de REPPA. Las credenciales son personales y no deben compartirse con terceros no autorizados.

Los permisos dentro de una UGL son funcionales y pueden ser modificados por quien tenga facultad para administrar los accesos. Cada Usuario es responsable de proteger sus credenciales y de reportar oportunamente accesos no autorizados, pérdida de control de la cuenta o incidentes de seguridad conocidos.

REPPA podrá limitar, suspender o cancelar accesos cuando existan razones razonables de seguridad, uso indebido, suplantación, incumplimiento, afectación a terceros o requerimiento de autoridad.

El Usuario se obliga a utilizar REPPA de forma lícita, diligente y respetuosa de los derechos de terceros. Está prohibido:

• acceder a cuentas, UGL, información o funcionalidades sin autorización;
• cargar información falsa, ilegal, ofensiva o que vulnere derechos de terceros;
• compartir credenciales con personas no autorizadas;
• interferir con la seguridad, estabilidad o funcionamiento de REPPA;
• copiar, descompilar, modificar o intentar extraer elementos del software;
• utilizar REPPA para emergencias o como sustituto de revisiones técnicas, jurídicas, administrativas o de seguridad;
• incorporar datos personales, documentos o fotografías de terceros sin facultad para ello;
• asumir que un mensaje, Solicitud, Asignación o Confirmación digital reemplaza la verificación directa necesaria para autorizar un acceso físico, coordinar una actividad o proteger a personas y bienes.

REPPA permite registrar y facilitar la coordinación de Solicitudes, actividades, proveedores, técnicos, Colaboradores y demás participantes vinculados a una UGL.

La creación de una Solicitud, el envío de una comunicación, la Asignación de un participante o el registro de una actividad en REPPA no constituye, por sí sola, autorización de ingreso, orden de trabajo, mandato, contratación, aprobación de gasto, confirmación de asistencia ni habilitación para ejecutar una actividad material.

Corresponde al Gestor Locativo, al responsable de la UGL o a quien tenga facultad para ello definir, verificar y comunicar autorizaciones materiales, accesos físicos, horarios, personas autorizadas, condiciones de ingreso y demás reglas aplicables. Los proveedores, técnicos, Colaboradores y demás participantes deberán verificar con la persona competente las condiciones de su intervención antes de ingresar o ejecutar actividades.

Cada participante responde por la veracidad de las Solicitudes, Asignaciones, Confirmaciones e información que registre. REPPA no actúa como servicio de vigilancia, control de acceso físico, validación presencial de identidad, supervisión técnica ni garantía de coordinación material entre participantes.

Cada Usuario es responsable por la información y el Contenido que incorpore, comunique o comparta mediante REPPA.

Al cargar Contenido, el Usuario autoriza a REPPA a alojarlo, procesarlo, respaldarlo, visualizarlo y ponerlo a disposición de los participantes autorizados, exclusivamente para permitir el funcionamiento, seguridad, mantenimiento y mejora de la plataforma.

El Usuario declara que cuenta con los derechos, permisos y autorizaciones necesarios para incorporar y compartir el Contenido. REPPA no garantiza la exactitud, integridad, actualidad o legalidad de la información aportada por Usuarios o terceros.

REPPA podrá restringir, retirar o bloquear el acceso a Contenido cuando existan indicios razonables de uso indebido, vulneración de derechos, riesgo de seguridad, incumplimiento de estos Términos o requerimiento de autoridad. Cuando resulte razonablemente posible, informará la medida al Usuario involucrado.

El Piloto de REPPA está dirigido exclusivamente a personas mayores de dieciocho (18) años. REPPA no permitirá el registro, la creación de cuentas ni el acceso autónomo de niños, niñas o adolescentes durante el Piloto.

Lo anterior no impide que un adulto responsable —padre, acudiente, o la institución a través del Gestor Locativo— administre una cuenta y reporte en representación de personas menores de edad que residan o hagan uso del espacio.

Al registrarse, el Usuario deberá declarar expresamente que es mayor de edad y que la información suministrada es veraz. Esta declaración no sustituye las verificaciones que REPPA pueda implementar cuando sean necesarias, pero constituye una condición de acceso al Piloto.

Los Usuarios deberán abstenerse de cargar, solicitar o circular mediante REPPA documentos o datos personales que permitan identificar a menores de edad, incluidos registros civiles, tarjetas de identidad, datos de salud, fotografías identificables, información escolar, situaciones familiares o cualquier dato sensible. Si un Usuario incorpora por error este tipo de información, deberá reportarlo oportunamente por los canales habilitados para adoptar las medidas de restricción o eliminación que correspondan.

La eventual habilitación futura de funciones relacionadas con menores de edad requerirá un análisis jurídico, funcional y de seguridad específico antes de su implementación.

La información operativa asociada a una UGL puede conservarse como parte de su trazabilidad y continuidad de gestión, aun cuando cambien los Usuarios, Gestores Locativos, propietarios o responsables que participen en ella.

El cambio de propiedad, administración o gestión de un activo no otorga, por sí solo, acceso automático a cuentas, datos personales, comunicaciones privadas, documentos confidenciales o Contenido aportado por participantes anteriores.

Cuando exista una transición legítima de gestión de una UGL, REPPA podrá habilitar mecanismos para preservar o facilitar información operativa pertinente, de acuerdo con los permisos aplicables, las instrucciones de quien tenga facultad sobre la UGL y las obligaciones de protección de datos, confidencialidad y propiedad intelectual.

Siempre que sea posible, la continuidad histórica se realizará mediante información agregada, resumida, anonimizada o limitada a los datos necesarios para la gestión de la UGL. REPPA no asume obligación de verificar títulos de propiedad, representación o facultades de administración, salvo que informe expresamente un mecanismo concreto para ello.

El software, diseño, interfaz, arquitectura, documentación, metodologías, marca, contenidos propios y demás elementos de REPPA pertenecen a sus respectivos titulares y están protegidos por las normas aplicables.

REPPA concede al Usuario una autorización limitada, personal, no exclusiva, no transferible y revocable para usar la plataforma conforme a estos Términos.

Los Usuarios conservan los derechos que tengan sobre su Contenido. El uso de REPPA no implica que REPPA adquiera propiedad sobre datos personales o contenidos ajenos.

Los comentarios, sugerencias y reportes de mejora entregados voluntariamente podrán ser utilizados para desarrollar o mejorar REPPA, respetando la información confidencial y los derechos de terceros.

Los Usuarios deberán proteger la información no pública de REPPA y de otros participantes a la que tengan acceso legítimo. No deberán divulgar credenciales, información técnica no pública, funcionalidades no lanzadas, documentación interna, vulnerabilidades, información empresarial confidencial o Contenido de otros Usuarios sin autorización o fundamento legal.

Esta obligación no aplica a información que sea pública sin incumplimiento, obtenida legítimamente de un tercero o cuya entrega sea exigida por una autoridad competente.

REPPA podrá utilizar información técnica, funcional y operativa generada por el uso de la plataforma para mantener la seguridad, identificar errores, medir desempeño, comprender patrones generales de uso y mejorar funcionalidades, metodologías, experiencia de usuario y servicios futuros.

Para estos fines, REPPA procurará utilizar información agregada, anonimizada o disociada de los titulares, de modo que no permita identificarlos razonablemente.

REPPA no venderá datos personales identificables ni utilizará información personal o confidencial de una UGL para fines incompatibles con las finalidades informadas, las autorizaciones aplicables o las instrucciones válidas de quien actúe como Responsable del Tratamiento.

REPPA se encuentra en etapa de validación. Sus funcionalidades pueden cambiar, mejorarse, limitarse, suspenderse o eliminarse. REPPA procurará mantener una operación razonable, pero no garantiza disponibilidad continua, ausencia absoluta de errores ni funcionamiento ininterrumpido.

REPPA puede depender de conectividad, infraestructura, alojamiento, comunicaciones, dispositivos y otros servicios de terceros. El Usuario reconoce que dichas dependencias pueden generar interrupciones o limitaciones fuera del control razonable de REPPA.

REPPA aplicará medidas razonables para proteger la plataforma y la información. Ningún sistema tecnológico es completamente invulnerable; por ello, cada Usuario deberá mantener prácticas adecuadas de seguridad y respaldo de información crítica.

Quien advierta un posible acceso no autorizado, suplantación, error de Asignación, comunicación equivocada, uso indebido de cuenta, información falsa o incidente de seguridad deberá reportarlo oportunamente a la persona competente de la UGL y, cuando resulte pertinente, mediante los canales de REPPA.

Ante un riesgo inmediato para personas, bienes o seguridad física, el participante deberá acudir a los mecanismos de emergencia, seguridad o autoridad que correspondan. REPPA no es un canal de atención de emergencias.

Cada Usuario responde por sus decisiones, actuaciones, omisiones, permisos, instrucciones, datos y relaciones con terceros.

REPPA no asume las decisiones materiales de Gestores Locativos, propietarios, administradores, proveedores, técnicos, Colaboradores u otros participantes. Tampoco responde por información inexacta, incompleta o ilegal aportada por Usuarios; por actos de terceros; por actividades realizadas fuera de la plataforma; ni por daños derivados de decisiones tomadas sin la verificación necesaria.

El Usuario será responsable por daños, reclamaciones, costos o perjuicios originados directamente en: i) uso indebido de REPPA; ii) incumplimiento de estos Términos; iii) incorporación, divulgación o uso no autorizado de información, documentos, fotografías o datos de terceros; o iv) decisiones, actuaciones u omisiones adoptadas por el Usuario o personas bajo su autorización.

En la medida permitida por la ley, el Usuario mantendrá indemne a REPPA y a las personas que participen legítimamente en su diseño, desarrollo, mantenimiento, difusión, soporte o habilitación funcional, frente a reclamaciones atribuibles a tales hechos. Esta disposición no limita la responsabilidad que legalmente corresponda a REPPA o a cualquier persona por sus propios actos, incumplimientos, dolo o culpa cuando dicha responsabilidad no pueda excluirse.

El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Tratamiento de Datos Personales y el Aviso de Privacidad de REPPA. La aceptación de estos Términos no sustituye la autorización de tratamiento de datos personales cuando esta sea legalmente exigible.

El Usuario podrá solicitar el cierre de su cuenta a través de los canales habilitados. REPPA podrá finalizar el acceso por terminación del Piloto, razones de seguridad, incumplimiento, uso indebido, requerimiento legal o decisión de evolución del proyecto.

La terminación de una cuenta no implica eliminación inmediata de información que deba conservarse por razones legales, de seguridad, trazabilidad, defensa de derechos o instrucciones válidas de una UGL.

REPPA podrá actualizar estos Términos para reflejar cambios de funcionalidad, seguridad, evolución del Piloto o normativa aplicable. Los cambios relevantes serán comunicados por la plataforma, correo registrado u otro canal razonable. Cuando sea necesario, REPPA solicitará nueva aceptación expresa.

El Usuario acepta recibir por la plataforma o por el correo asociado a su cuenta comunicaciones operativas, de seguridad, de soporte y relacionadas con estos Términos. Las comunicaciones comerciales se sujetarán a las autorizaciones aplicables.

Estos Términos se rigen por las leyes de Colombia. Las consultas sobre REPPA podrán dirigirse a: contacto@reppa.pro pendiente de confirmar.